Het verhaal achter de 6.000 inschrijvingen van de Warandeloop

Inschrijven voor een wedstrijd is makkelijk, een paar gegevens invullen en je staat geregistreerd. Je haalt op de dag van de wedstrijd je startnummer op, komt na afloop in de uitslagen en klaar. Heel normaal eigenlijk. Maar wat gebeurt er eigenlijk achter de schermen met jouw inschrijving allemaal? Frank Verkaart, vrijwilliger van het eerste uur, neemt jullie mee naar het verhaal “achter” de 6.000 inschrijvingen van de Warandeloop.

Mijn naam is Frank Verkaart, ik loop in mijn vrije tijd hard bij AV Atilla. Ook geef ik trainingen aan een groepje wegatleten. Begin deze eeuw ben ik als vrijwilliger mij in gaan zetten voor de Warandeloop. Eerst als chauffeur en later voor het inpakken en uitdelen van startnummers. In 2013 ben ik begonnen met het overnemen van het gehele inschrijftraject.

Inschrijftraject

Eigenlijk begint alles al in de maanden juni/juli met het aanmaken van de verschillende inschrijfformulieren. Alle onderdelen moeten erin gezet worden, de formulieren moeten keer op keer getest worden en de laatste details moeten gecorrigeerd worden. Zodat eind augustus de pagina’s live kunnen gaan en de inschrijving officieel geopend kan worden.

Eind oktober komen van verschillende scholen en atletiekverenigingen alle collectieve inschrijvingen binnen. Al deze bestanden moeten verzameld worden en uiteindelijk moet het systeem ze inlezen. Ondertussen maken we een verdeling van de startnummers en bereiden we de gehele administratie voor.

Begin november moeten we de startnummers dan bestellen. Omdat er verschillende logo’s van sponsoren per onderdeel op het startnummer moeten komen is dit een erg bewerkelijke klus. Uiteindelijk worden alle bestanden naar de drukker gestuurd om ze te printen. Vervolgens worden daar overal chips op gelijmd.

Laatste loodjes

Een week voor de Warandeloop worden alle startnummers aangeleverd. De inschrijvingen van de laatste twee weken worden dan verwerkt. Ondertussen worden alle startnummers voor de gala’s, businessrun etc. verpakt. Daarna plakken we stickers, sorteren we de nummers en verzamelen we de groepen die de nummers collectief komen afhalen. In de week voor de Warandeloop en in het gehele weekend help ik met het uitgeven van de startnummers. 

Tijd

Al met al kost het erg veel tijd om alle inschrijvingen te verwerken. De laatste 4 a 5 weken staan voor mij volledig in het teken van de Warandeloop. Tussen de bedrijven door beantwoorden we namelijk ook nog vragen van mensen: annuleringen, wisselen van afstanden, problemen met inschrijven etc. etc. In de maanden oktober en november zijn mijn vrije uurtjes dus wel gevuld! Ik vind het hartstikke leuk om te doen en aan het einde van de rit zijn we weer blij als we een goed resultaat hebben neergezet!